Протоколы

Протокол представляет собой бумагу, в которой отражаются обсуждения и решения, принятые на собраниях и заседаниях. Это одновременно и информационный, и распорядительный документ. В нем фиксируются сведения о ходе обсуждений. Но в бумаге есть не только информация, и распорядительная часть.

Для чего требуется протокол?

Протокол нужен для документации работы коллегиальных структур. К примеру, это могут быть комиссии, президиумы, профсоюзы. Бумага составляется на конференциях и совещаниях. За ее оформление отвечает секретарь. Он должен следить за тем, что все сведения зафиксированы правильно. Срок составления протокола – 5 суток с даты заседания.

Основная функция протокола – отражение решений, сроков и ответственных лиц, определенных в ходе мероприятий. Дело в том, что решения, принятые в процессе заседания, могут быть истолкованы по-разному участниками обсуждения. Кроме того, сведения могут быть проинтерпретированы по-разному в дальнейшем. Все эти проблемы и решает протокол. Он твердо фиксирует все необходимые сведения. Если возникнут разногласия в дальнейшем, можно будет просто сослаться на документ.

Протокол является основанием для предъявления требований к исполнителям. На его основании сотрудники будут осуществлять свою работу, исполнять поставленные руководителем задачи.

Документ будет актуальным при возникновении конфликтов. Он исключает проблему искажений. Исполнители не смогут «забыть» о поставленных задачах. Протокол фиксирует актуальное состояние дел и проблем в компании на момент совещания.

Особенно принципиально его наличие, если коллегиальных органов много. Документ облегчает взаимодействие между акционерными обществами, профсоюзами, ассоциациями. Его обязательно нужно составлять при принятии глобальных решений.

Кто занимается составлением протокола?

Обычно протокол составляется секретарем коллегиального органа (профсоюз, комиссия). Однако приглашение к работе секретаря – не всегда правильное решение. Иногда от человека, фиксирующего ход обсуждения, нужны специальные знания. Только при наличии достаточной квалификации сотрудник сможет отразить все сведения правильно. Поэтому иногда секретаря заменяет специалист нужного профиля.

Основные разновидности документа

Протоколы подразделяются на эти разновидности:

• Краткие. В них в краткой форме отражаются вопросы, поднятые в ходе обсуждения, принятые решения. В документ заносятся фамилии участников заседания. Актуален он тогда, когда проводится оперативное обсуждение.
• Полные. Подробно фиксируют вопросы, решения и ФИО участников мероприятия. В документе также отражается содержание доклада, предмет выступлений.
• Стенографические. Заполняются на базе отчета стенографиста об обсуждении. Документ предполагает дословное отражение процесса обсуждения.

Вид составляемого протокола зависит от вида проводимого обсуждения.

Особенности составления

Для составления протоколов используются специальные бланки. В них фиксируются эти реквизиты:

• Название компании.
• Название документа.
• Дата обсуждения.
• Номер протокола и место его составления.
• Текст документа: название, само «тело» документа.
• Подписи и визы.
• Название коллегиальной структуры.

Текст подразделяются на 2 части: вводная и основная. В вводной части фиксируются эти положения:

• Руководители обсуждения.
• Лицо, которое вело протокол.
• Присутствующие на собрании.
• Приглашенные лица.
• Обсуждаемые вопросы.

Основная часть заполняется в соответствии с повесткой заседания.

К протоколу предъявляются строгие требования. Он должен полностью фиксировать содержание обсуждения. Документ должен быть достоверным и полным. Нумерация бумаги выполняется в рамках календарного года. Документ составляется на базе рукописных, стенографических и магнитофонных записей. Основаниями для составления также являются бумаги, подготовленные к мероприятию: повестка заседания, тезисы докладов.

Если на мероприятии присутствует большое число участников, не имеет смысл перечислять их в вводной части. Следует использовать для этого отдельный список. В вводной части протокола фиксируется общее число присутствующих со ссылкой на дополнительный список.

Выписки из протокола

Из протоколов часто делаются выписки. Если присутствует такая необходимость, имеет смысл перечислять в выписке эти реквизиты:

• Основные сведения: названия компании, документа, номер протокола и место оформления.
• Заголовок.
• Реквизиты вводной части и оформляющей части.

Из содержательной части изымаются только положения, которые важны для заинтересованного лица.

Протокол общего организационного собрания учредителей сельскохозяйственного потребительского сбытового кооператива (пример оформления)

Тип документа: Протокол

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 14,1 кб

Бланк документа

Скачать образец документа

ОБЩЕГО ОРГАНИЗАЦИОННОГО СОБРАНИЯ УЧРЕДИТЕЛЕЙ

СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННОГО ПОТРЕБИТЕЛЬСКОГО СБЫТОВОГО

«___»___________ 20___ г.

Присутствовали: 15 человек (список присутствующих, с личной подписью каждого, прилагается).

Собрание правомочно выносить решения по повестке дня.

Повестка дня собрания:

1. Учреждение сельскохозяйственного потребительского сбытового кооператива.

2. Прием в члены кооператива.

3. Утверждение Устава сельскохозяйственного потребительского кооператива.

4. Выборы председателя сельскохозяйственного потребительского кооператива.

5. Выборы членов наблюдательного совета сельскохозяйственного потребительского кооператива.

6. Организация регистрации кооператива.

Открыла собрание инициатор создания потребительского кооператива член К(Ф)Х Тимофеева Н.А. Она отметила, что в настоящее время малые формы хозяйствования испытывают трудности в сбыте произведенной продукции, что является препятствием для развития сельскохозяйственного производства в К(Ф)Х, личных подсобных хозяйствах граждан и индивидуальными предпринимателями на селе. Чтобы решить возникшую проблему, предложила объединить имеющиеся ресурсы и сбережения для создания потребительского сбытового кооператива. Для его учреждения в соответствии с Федеральным законом «О сельскохозяйственной кооперации» необходимо 5 физических лиц или 2 юридических. На нашем собрании присутствуют 15 человек, изъявивших желание учредить сбытовой кооператив. Таким образом, мы правомочны учреждать кооператив. Для ведения собрания предлагают избрать председателя и секретаря собрания.

Слово взяла Горбачева Г.В. Она предложила для ведения собрания избрать председателем собрания Тимофееву Н.А., секретарем — Обнорскую И.В.

Голосовали: «за» — 15 человек, «против» — нет, «воздержались» — нет.

Решили: избрать председателем собрания Тимофееву Н.А., секретарем Обнорскую И.В.

Председатель собрания Тимофеева Н.А. огласила повестку дня собрания и предложила ее утвердить.

Голосовали: «за» — 15 человек, «против» — нет, «воздержались» — нет.

Решили: утвердить объявленную повестку дня собрания.

По первому вопросу повестки дня выступил Тимофеев Н.М. Он отметил, что в настоящее время фермеры и владельцы личных подсобных хозяйств, малые предприятия испытывают большие трудности в реализации продукции. Индивидуальная реализация убыточна, а крупные предприятия не хотят работать с мелкими товаропроизводителями, и единственным выходом из создавшегося положения может быть объединение наших собственных средств. Предложил образовать из числа присутствующих сбытовой потребительский кооператив и назвать его «Перспектива», краткое название СПСК «Перспектива». Целью создания кооператива является удовлетворение потребностей членов кооператива в услугах по сбыту продукции, направленное на развитие их сельскохозяйственного производства, удовлетворение социальных потребностей, увеличение производительности труда, обеспечение занятости и повышения их доходов. Предварительные расчеты, отраженные в бизнес-плане, показывают, что совместная реализация продукции через сбытовой кооператив позволит членам кооператива увеличить доходы за счет увеличения цен реализации и сокращения затрат на реализацию на 20 — 25%. Для работы в кооператив будет привлечено не менее 10 человек.

Иванов В.И. поддержал предложение Тимофеева Н.М. по учреждению потребительского кооператива «Перспектива», подчеркнув, что основой для учреждения кооператива являются Гражданский кодекс РФ, часть 1, Закон «О потребительской кооперации в Российской Федерации» и Федеральный закон «О сельскохозяйственной кооперации».

Выступившие Гриненков В.Г., Янг Л.В., Горбачева Г.В. поддержали выступление Тимофеева Н.М.

Голосовали: «за» — 15 человек, «против» — нет, «воздержались» — нет.

Решили: учредить сельскохозяйственный потребительский сбытовой кооператив и назвать его «Перспектива», краткое название СПСК «Перспектива».

По второму вопросу выступила Тимофеева Н.А. Она сказала, что в инициативную группу поступили заявления о приеме в члены кооператива от 15 человек. Все они присутствуют на собрании. Все оплатили регистрационный сбор и обязательный паевой взнос, все хорошо друг друга знают и доверяют. Предложила принять всех в члены кооператива.

Голосовали: «за» — 15 человек, «против» — нет, «воздержались» — нет.

Решили: принять в члены сельскохозяйственного потребительского кооператива Горбачеву Галину Владимировну, Гриненкова Вадима Геннадиевича, Дюбченко Людмилу Михайловну, Дюбченко Михаила Григорьевича, Колобкова Николая Сергеевича, Капустина Александра Юрьевича, Кожина Александра Владимировича, Иванова Виктора Ивановича, Новикову Нину Николаевну, Обнорскую Ирину Владиславовну, Овчинникову Валентину Александровну, Тимофеева Николая Михайловича, Тимофееву Нину Андреевну, Третьякова Алексея Александровича, Янг Людмилу Владимировну.

По третьему вопросу выступила Обнорская И.В. Она отметила, что всем учредителям был роздан проект Устава. От некоторых поступили замечания и предложения, которые были учтены, и предложила утвердить Устав сельскохозяйственного потребительского сбытового кооператива «Перспектива».

Голосовали: «за» — 15 человек, «против» — нет, «воздержались» — нет.

Решили: утвердить предложенную редакцию Устава сельскохозяйственного потребительского сбытового кооператива «Перспектива».

По четвертому вопросу выступила Тимофеева Н.А. с предложением избрать председателем сельскохозяйственного потребительского кооператива «Перспектива» Иванова В.И.

Председатель собрания просит назвать другие кандидатуры на пост председателя кооператива. Других предложений не поступило.

Голосовали: «за» — 15 человек, «против» — нет, «воздержались» — нет.

Решили: избрать председателем сельскохозяйственного потребительского кооператива «Перспектива» Иванова В.И.

По пятому вопросу повестки дня выступил Гриненков В.Г. с предложением избрать в наблюдательный совет Колобкова Н.С., Янг Л.В., Горбачеву Г.В., а председателем избрать Колобкова Н.С.

Председатель собрания просит назвать другие кандидатуры в состав наблюдательного совета и на должность председателя наблюдательного совета. Других предложений не поступило.

Голосовали: «за» — 15 человек, «против» — нет, «воздержались» — нет.

Решили: избрать наблюдательный совет сельскохозяйственного потребительского кооператива «Перспектива» в составе Колобкова Н.С., Янг Л.В., Горбачевой Г.В., председателем — Колобкова Н.С.

По шестому вопросу выступил В.И. Иванов. Он отметил, что поскольку, в соответствии с Уставом, он правомочен назначать исполнительного директора кооператива, то после регистрации кооператива он готов предложить на эту должность Обнорскую И.В. и в связи с этим просит поручить работу по регистрации кооператива ей.

Голосовали: «за» — 15 человек, «против» — нет, «воздержались» — нет.

Решили: поручить Обнорской И.В. регистрацию кооператива в налоговых и других органах.

Председатель собрания _________________ /Тимофеева Н.А./.

Секретарь собрания ____________________ /Обнорская И.В./.

Составление и оформление протоколов заседаний, собраний, конференций

Протокол – документ, в котором зафиксирован ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях. Поэтому, с одной стороны, протокол может быть информационным документом (содержащим информацию о ходе обсуждения управленческих вопросов), с другой – это распорядительный документ, т.к. содержит постановляющую часть.

Протокол документирует деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как президиум, профсоюзный комитет. Обязательно протокол ведётся на собраниях, конференциях, семинарах, совещаниях.

Ответственность за подготовку протокола и за правильность записей в протоколе несёт секретарь. Протокол должен быть оформлен не позднее 5 дней со дня заседания.

Все виды протоколов оформляются на общем бланке, который включает следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа (протокол), дата и номер протокола, место составления протокола, заголовок к тексту, текст, подписи.

Протокол должен отражать содержание заседания, собрания, отвечать требованиям полноты и достоверности информации.

Нумерация протоколов собраний, заседаний профсоюзного комитета ведётся в пределах календарного года.

Заголовок к тексту протокола – это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа, работа которого протоколируется.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть текста протокола должна включать следующие вопросы:

• кто руководит проведением протоколируемого мероприятия;
• кто вёл протокол;
• кто присутствовал на совещании (заседании, собрании);
• кто был приглашён (при необходимости) на совещание, заседание, собрание;
• какие вопросы обсуждались на совещании, заседании, собрании.

Информация о председателе, секретаре, присутствующих и приглашённых включает фамилии и инициалы должностных лиц. Дополнительно для лиц, приглашённых на совещание, указывается занимаемая должность.

На собраниях, где большое количество участников, перечисление присутствующих в водной части нецелесообразно, поэтому составляется отдельный список присутствующих на собрании, а в разделе «присутствовали», указывается общее количество присутствующих, со ссылкой на прилагаемый список.

к протоколу конференции

трудового коллектива КГПУ

присутствующих на собрании трудового коллектива КГПУ

23.03.2004 №/№ Ф.И.О. Структурное подразделение, должность Личная подпись работника 1. 2. 3. 4

Секретарь личная подпись И.О. Фамилия

Разделы «присутствовали» и «приглашённые» важны для протокола, т.к. влияют на юридическую силу документа. Для протоколов коллегиальных органов, собраний важно указывать общее количество членов коллегиального органа, трудового коллектива, необходимых присутствовать.

Рассматриваемые вопросы перечисляются в разделе «Повестка дня». Формулировка вопросов повестки дня должна начинаться с предлогов «о» (об), наименование должности и фамилия докладчика пишется в родительном падеже.

1. О выполнении коллективного договора за 2013 год. Доклад ректора Н.И. Петрова

2. О внесении изменений в Устав. Сообщение проректора Т.И. Тихонова.

Основная часть текста протокола излагается в соответствии с вопросами повестки дня. Построение каждого вопроса осуществляется по схеме: Слушали – выступили – постановили (решили). Эти слова печатают прописными буквами.

Принимаемые решения коллегиального органа (профкома, президиума) требуют голосования. В этом случае после раздела Постановили указывается:

ГОЛОСОВАЛИ: за — …против — …воздержались

Например: форма полного протокола

Постановление (решение) указывается в протоколе полностью. Протокол подписывается председателем и секретарём. К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.д.

Решения, принятые на заседании, доводятся до членов профсоюзной организации в виде копии самого протокола или выписки, постановляющей части из него, либо в виде других распорядительных документов: приказов, решений, составленных на основании протокола.

Протоколы относятся к числу важных документов профсоюзной организации, поэтому хранятся не менее 10 лет и передаются на архивное хранение.

По объёму фиксированных данных, в зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола:

1. Краткая, в тексте которых указывается лишь постановление.
2. Сокращённая, в тексте которых печатают фамилии выступающих в порядке их выступления. Название каждого доклада заканчивается решением или постановлением.
3. Полная, в тексте которых кроме постановлений, кратко записывают выступления докладчиков и других участников собрания, совещания, заседания.
4. Стенографическая, форма протокола составляется на основе стенографического отчёта: о заседании (стенограммы) и дословно передаёт процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Полные и стенографические протоколы составляют на основе рукописных стенографических или магнитофонных записей, которые ведутся во время заседания.

Например: форма краткого протокола

Пример краткого протокола

ПРОФСОЮЗ РАБОТНИКОВ НАРОДНОГО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

Красноярская краевая организация

Профсоюзная организация КГПУ им. В.П. Астафьева

660049 г. Красноярск тел. (3912) 23-23-16

ПРОТОКОЛ

заседания президиума профсоюзного комитета

28 октября 2013 №14

Председатель: Белова Е.Н.

Секретарь: Моисеева В.Н.

Присутствовали члены президиума из 11 человек – 9 человек, в том числе: Смирнова Ю.Н., Иванова Е.В., Арнольд Е.В., Моисеева В.Н., Дзяугис С.В., Ценюга И.Н., Багдасарьян И.С., Коваленко Т.Д.

Повестка дня:

1.Об итогах участия во Всероссийской акции протеста 15 октября 2013 года профсоюзной организации КГПУ

Сообщение: зам. председателя Ценюга И.Н.

Постановили:

1.1 Информацию об участии во Всероссийской акции протеста 15 октября 2013 года принять к сведению.

1.2 Выразить благодарность первичным профсоюзным организациям, принявшим активное участие во Всероссийской акции работников образования.

Голосование: единогласно

2.Об информационной работе в профсоюзной организации.

Доклад председателя организационно-массовой комиссии профкома Моисеевой В.Н.

Постановили:

2.1 Принять к сведению информацию об информационной работе в профорганизации.

2.2 Выписать газету «Мой профсоюз» в 3-х экземплярах.

ответственная Моисеева В.Н.

2.3. Оформить стенд профсоюзной информации в учебном корпусе № 4 и № 5

ответственная Багдасарьян И.С. до 01.12.2013

Голосование: единогласно

Председатель Белова Е.Н. Белова

Секретарь Моисеева В.Н. Моисеева

Пример сокращённого протокола

ПРОФСОЮЗ РАБОТНИКОВ НАРОДНОГО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

Красноярская краевая организация

Профсоюзная организация КГПУ им. В.П. Астафьева

660049 г. Красноярск тел. (3912) 23-23-16

ПРОТОКОЛ

заседания президиума профсоюзного комитета

28 октября 2013 г. № 14

Председатель: Белова Е.Н.

Секретарь: Моисеева В.Н.

Присутствовали члены президиума из 11 человек – 9 человек, в том числе: Смирнова Ю.Н., Иванова Е.В., Арнольд Е.В., Моисеева В.Н., Дзяугис С.В., Ценюга И.Н., Багдасарьян И.С., Коваленко Т.Д.

Повестка дня:

1.Об итогах участия во Всероссийской акции протеста 15 октября 2013 года профсоюзной организации КГПУ

Сообщение: зам. председателя Ценюга И.Н.

Постановили:

1.1 Принять к сведению информацию об участии во Всероссийской акции протеста 15 октября 2013 года.

1.2 Выразить благодарность первичным профсоюзным организациям, принявшим активное участие во Всероссийской акции работников образования.

Голосование: единогласно

2.Об информационной работе в профсоюзной организации.

Доклад председателя организационно-массовой комиссии профкома Моисеевой В.Н.

Постановили:

2.1 Принять к сведению информацию об информационной работе в профорганизации.

2.2 Выписать газету «Мой профсоюз» в 3-х экземплярах

ответственная Моисеева В.Н.

2.3. Оформить стенд профсоюзной информации в учебном корпусе № 4 и № 5

ответственная Багдасарьян И.С. до 01.12.2013

Голосование: единогласно

Председатель Белова Е.Н. Белова

Секретарь Моисеева В.Н. Моисеева

В практике часто оформляем выписки из протоколов. Выписка из протокола копирует части текста подлинного протокола. Поэтому содержит все реквизиты заголовочной части протокола и отдельные реквизиты основной части текста протокола: «Слушали» — «Постановили» — «Голосование». Выписку из протокола подписывает секретарь, он составляет завершительную надпись. Она состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты. Если выписка даётся для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.

ПРОФСОЮЗ РАБОТНИКОВ НАРОДНОГО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

Красноярская краевая организация

Профсоюзная организация КГПУ им. В.П. Астафьева

660049 г. Красноярск тел. (3912) 23-23-16

ВЫПИСКА из ПРОТОКОЛА

заседания президиума профсоюзного комитета

28 октября 2013 г. № 14

Председатель: Белова Е.Н.

Секретарь: Моисеева В.Н.

Присутствовали члены президиума из 11 человек – 9 человек, в том числе: Смирнова Ю.Н., Иванова Е.В., Арнольд Е.В., Моисеева В.Н., Дзяугис С.В., Ценюга И.Н., Багдасарьян И.С., Коваленко Т.Д.

Повестка дня:

2.Об информационной работе в профсоюзной организации.

2.Слушали: Моисееву в.н.

Выступили: Арнольд Е.В., Белова Е.Н.

Постановили:

2.1 Принять к сведению информацию об информационной работе профорганизации.

2.2 Выписать газету «Мой профсоюз» в 3-х экземплярах.

ответственная Моисеева В.Н.

2.3. Оформить стенд профсоюзной информации в учебном корпусе № 4 и № 5

ответственная Багдасарьян И.С. до 01.12.2013

Голосование: единогласно

Председатель Белова Е.Н. Белова

Секретарь Моисеева В.Н. Моисеева

Если информация оказалось полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!